Retningslinjer ved arrangement med eksterne deltakere

  • Representant(er) fra leietager skal alltid være til stede når det gjennomføres arrangement hvor eksterne gjester deltar. Leietager er selv ansvarlig for å vurdere behovet for antall egne representanter i forhold til antall eksterne gjester.
  • Representantene fra leietager er totalansvarlig for å sikre forsvarlig gjennomføring av arrangement, herunder bl.a tilgang til bygget, ferdsel i bygget, skader på bygg/inventar, etterlevelse av branninstruks etc.
  • Arrangement kan kun avholdes i personalrestauranten, auditorium, styrerom/lounge og øvrig møteromspool . Eksterne gjester har ikke adgang til å «vandre» i bygget uten å være i følge med representant fra leietager. Adkomst gjennom trapperom og heis krever adgangskort og pinkode etter kl.1630.
  • Ved ankomst skal arrangør sjekke eksterne gjester mot utarbeidet gjesteliste (gjelder ved ankomst etter kl.1600).
  • Ved arrangement med over 20 eksterne gjester skal det leies inn vekter. Vekteren skal som et minimum ivareta kontroll av navn mot gjesteliste ved ankomst, samt gjennomføre sikkerhetsrunde i bygget ved arrangementets slutt. Kostnad for vekter tilfaller arrangør. Byggets inngåtte avtale med Securitas skal benyttes. Det skal utpekes en representant fra leietager som er ansvarlig for brannsikkerheten. Ansvaret kan ivaretas av vekter. Ta kontakt med drift@jonsvollskvartalet.no for bestilling av vekter.
  • Ved arrangement med under 20 eksterne gjester er det representanter fra arrangøren som skal ivareta kontroll av navn mot gjesteliste ved ankomst, samt gjennomføre sikkerhetsrunde i bygget ved arrangementets slutt. Vekter kan imidlertid likevel leies inn etter eget ønske. Byggets inngåtte avtale med Securitas skal benyttes. Det skal utpekes en representant fra leietager som er ansvarlig for brannsikkerheten. Ansvaret kan ivaretas av vekter. Ta kontakt med drift@jonsvollskvartalet.no for bestilling av vekter.
  • Arrangør er ansvarlig for at det gjennomføres ekstra renhold for å sikre at brukte områder tilbakeleveres i rengjort tilstand morgenen etter arrangementet. Kostnad for ekstra renhold tilfaller arrangør. Byggets leverandør av renholdstjenester skal benyttes. Ta kontakt med drift@jonsvollskvartalet.no for bestilling av renhold.
  • All servering av mat og drikke skal bestilles hos leverandør av serveringsløsningene i bygget. Byggets system for bestilling av møte mat skal benyttes.

  • Leverandøren av tjenestene fra personalrestauranten har ikke skjenkebevilling i Jonsvoll. Leietager må dermed søke om ambulerende skjenkebevilling iht. kommunale retningslinjer: https://www.bergen.kommune.no/innbyggerhjelpen/naring-avgifter-og-anskaffelser/naring/bevilling-og-tillatelser/lukket-selskap-ambulerende-skjenkebevilling#1

  • Representanter fra leietager er ansvarlig for å ha kjennskap til branninstruks for bygget. Representantene er videre ansvarlig for at alle instruksene følges. Ansvaret kan ivaretas av vekter.

  • KUN inngangsdør ved siden av karuselldøren på plan 1 skal benyttes for inngang og utgang.

  • Røyking kan kun foregå på anvist plass i Baneveien.
  • Det skal tas hensyn til beboere i nabolaget, spesielt med tanke på støy. Alle arrangement skal være ferdig senest kl.2300.
  • Minimum 24 timer før arrangement skal informasjon om arrangementet sendes til vaktsentral til byggets driftsavdeling drift@jonsvollskvartalet.no .
  • Bygget har kun alarm i ytre «skall» dvs. inngangs/utgangsdører. Etter kl.2300 må dørene åpnes fra innsiden. Inngangsdørene må ikke holdes åpen lenger enn 10 sekunder da det vil utløse alarm.